PERENCANAAN SARPRAS SEKOLAH

PERENCANAAAN SARANA DAN PRASARANA PERSEKOLAHAN

Disadur dari BPU Pengelolaan Sarana dan Prasarana

A.    Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.

Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.

B.     Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan

Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan adalah: (1) Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan, (2) Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.

C.    Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan

prasarana pendidikan persekolahan, yaitu:

1.      Dapat membantu dalam menentukan tujuan,

2.      Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan,

3.      Menghilangkan ketidakpastian, dan

4.      Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secaraefektif dan  efisien.

D.    Unsur unsur yang terlibat dalam pengelolaan Prasarana Persekolahan

Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah: Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.

E.     Persyaratan yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, maka ada beberapa

persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut; Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

1.      Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan.

2.      Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.      Petugas pelaksana, misalnya; guru, karyawan, dan lain-lain.

4.      Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.

5.      Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.

6.      Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan.

a.       Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.

b.      Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala

prioritas.

c.       Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafond anggaran yang disediakan.

d.      Mengikuti prosedur yang berlaku.

e.       Mengikutsertakan unsur orang tua murid.

f.       Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan

kondisi yang tidak disangka-sangka.

g.      Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun),

jangka panjang (10 – 15 tahun).

F.     Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.

Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dilakukan melalui

tahapan sebagai berikut:

1.      Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Sekolah

Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang dapat menunjang kelancaran proses belajarar mengajar, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikas dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah, di antaranya adalah sebagai berikut:

a.       Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan sekolah.

b.      Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian.

c.       Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru atau pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan sarana dan prasarana.

d.      Adanya persediaan sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.

2.      Inventarisasi Sarana dan Prasarana yang Ada

Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan

pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang milik

sekolah ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang

berlaku.

3.       Mengadakan Seleksi

Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan sarana dan prasarana meliputi:

a.       Menyusun konsep program

Prinsip dalam menyusun program:

1)      Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program

2)      Ada kegiatan kongkrit yang dilakukan

3)      Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai

4)      Ada batas waktu

5)      Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.

b.      Pendataan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang:

1)      Jenis barang

2)      Jumlah barang

3)      Kondisi (kualitas) barang.

4.       Sumber Anggaran/Dana

Pendanaan untuk pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, dan lain-lain dibebankan dari APBN/APBD, dan bantuan dari BP3 atau Komite Sekolah. Adapun perencanaan anggaran dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan.

Yogyakarta, 13 Pebruari 2016

Amin Hidayat